[Tutorial] 7 Trucos para las Hojas de Cálculo de Google Drive

Soy un usuario frecuente de Google Drive (antiguo Google Docs). Día a día lo utilizo para gestionar algunos temas de mis negocios personales. Ahora, «Hoja de cálculo» o «Spreadsheet» es el nombre que recibe el equivalente a Excel de Google, parte integral de la suite ofimática online de Google Drive. Spreadsheet es una aplicación es muy rápida, y tan intuitiva como el Excel, está siempre disponible en Internet y viene bien cargada de funciones interesantes, algunas que incluso no encontrarías en la herramienta de Microsoft.

Desde Social Geek, te presentamos algunos trucos para Google Spreadsheets (algunos muy sencillos, otros un poco más avanzados) y así puedas sacar mucho más  provecho de esta suite en la nube.

1. Traductor de celdas

Hojas de cálculo y traducciones no parecen tener mucho en común, pero se combinan en Google Drive ofreciéndote interesantes posibilidades.

¿Cómo? La fórmula:

= Googletranslate ( celda o texto ; código idioma original ; código idioma destino )

Los códigos de país usan los códigos de país de 2 letras: Español = es; Inglés = en; Alemán = de… Si tienes dudas, usa Google Traductor, elige los idiomas, pulsa Traducir y verás los códigos en la barra de direcciones.

Recuerda poner entre comillas dobles cualquier dato que no sea una referencia a una celda.

Ejemplo de uso:

= Googletranslate (A1;»es»;»en»)

2. Conversión de divisas

Al trabajar con varias divisas en una hoja de cálculo, lo normal es hacer una conversión manual tomando el valor de una divisa en relación a otra. El problema es que el valor de las divisas cambian, desfasando tus cálculos. Con Google Drive puedes usar el portal de finanzas Google Finanzas para darte siempre el valor más actualizado.

¿Cómo? La fórmula:

= celda * GoogleFinance («Código-divisa-origen-Código-divisa-destino»)

Los códigos de divisa siguen el estándar ISO-4217 y debes escribirlos juntos. Por ejemplo, para convertir de Euros a dólares estadounidenses, escribe EURUSD.

Ejemplo de uso:

= A1 * GoogleFinance («USDEUR»)

3. Filtros en una tabla

Los filtros son una forma muy fácil de ordenar los datos de una tabla. Te permiten buscar, ordenar los resultados o filtrarlos según sus valores.

¿Cómo se hace?

En este caso, no necesitarás una fórmula, sino seleccionar la tabla que contiene tus datos y después pulsar el botón de Filtro o usar el menú Datos > Filtro.

Desde ese momento, la cabecera de tu tabla incluirá unos pequeños botones desde los que accedes a las opciones de filtrado.

4. Elegir los elementos de una celda desde una lista

¿Te gustaría limitar las posibilidades de rellenar una celda a una lista cerrada? En Google Drive es bastante fácil.

¿Cómo se hace?

Selecciona las celdas que quieres modificar, haz clic derecho y elige Validación de datos (también disponible en el menú Datos > Validación).

En Criterios, elige Elementos de una lista. Después tienes dos opciones: o bien eliges los elementos de la lista desde celdas de tu hoja de cálculo o los escribes manualmente, separados por comas, en Introducir elementos de la lista.

Además, puedes elegir un texto de ayuda y marcar si será posible rellenar con otros datos si así se desea.

5. Formato condicional de celdas

Cuando tienes una tabla con muchos datos, es difícil saber qué es lo importante. El formato condicional permite cambiar el estilo de las celdas según sus valores.

¿Cómo se hace?

Selecciona las celdas cuyo formato quieres cambiar dinámicamente, haz clic derecho y elige Formato Condicional. En la ventana que se abre puedes elegir las condiciones necesarias para que cambie el color del texto o del fondo.

6. Gráfico geográfico sobre un mapa

Todos conocemos los gráficos de barras, pero para expresar conceptos por población, ¿qué mejor que representarlos sobre un mapa del mundo?

¿Cómo se hace?

Lo primero, vas a necesitar una tabla con los datos que contenga nombres de países en una columna. Para probar puedes pegar la tabla de población mundial de la Wikipedia. Después, ve al menú Insertar > Gráfico.

En la pestaña Empezar, elige la tabla con tus datos haciendo clic en Seleccionar intervalos. Después, ve a la pestaña Gráficos y elige Mapa. Por último, en la pestaña Personalizar puedes cambiar el fondo, el área que se muestra y la escala de color.

7. Poblar listas con datos de prueba automáticamente

Escribes un par de valores sobre el mismo tema. Seleccionas ambas celdas. Arrastras desde la esquina inferior derecha de la última, manteniendo pulsada la tecla Control (Opción en Mac OS X) y el resto de datos los rellena Google «inteligentemente» con datos inventados similares. Es una idea estupenda para hacer pruebas y prototipos rápidos. Lo más divertido es que funciona con todo tipo de términos: personajes de los Simpson; ciudades de un país; continentes… Los datos provienen de Google Sets, un proyecto abandonado de los laboratorios Google.

Seguro alguno te lo sabías, algún otro no, pero al final vamos entre todos retroalimentándonos con las maravillas que tenemos disponibles de forma gratuita en la nube. ¿Qué truco te ha gustado más?

Imágenes Vía Softonic