Sistemas de gestión documental, una herramienta cada vez más necesaria para las empresas

La tecnología se ha convertido en pieza clave para las empresas, y aunque la transformación digital en las organizaciones se viene dando de forma progresiva hace algunos años, la actual pandemia por el COVID-19 ha demostrado la gran importancia de los procesos digitales en el mundo moderno, algo capaz de impulsar una buena parte de la economía a través de la virtualidad. 

Aún recuerdo la gestión que realicé hace unos años en una compañía que tenía una bodega inmensa de archivo, miles de documentos engavetados que crecían cada vez más, obligando a pensar en una solución de raíz para que algo tan importante pudiese conservarse sin requerir más y más espacio físico. Seguramente ese mismo problema en aquel entonces lo vivían cientos de empresas, incluso aún. Y es allí donde llegan los sistemas de gestión documental (DMS por sus siglas en inglés) toman protagonismo. 

Aunque este tipo de herramientas por lo general comparten muchas características, es cierto que hay diferentes opciones adaptadas para cada tipo de empresa (gestores documentales comparativa). También es necesario tener en cuenta que la mayoría de ellos almacenan la información en la nube, por lo que depende de las necesidades y el volumen de documentos que genera una empresa para hacerse a un presupuesto. 

Pero además de ofrecer un sistema de almacenamiento en la nube, la función de las soluciones de gestión documental va mucho más allá, permitiendo organizar, proteger, digitalizar, aprobar y gestionar diversas tareas con sus archivos, lo que se traduce en ahorro de tiempo y una gestión optima del negocio. 

En el caso de las empresas, contar con un buen sistema de gestión documental es de suma importancia debido a los múltiples beneficios que trae consigo utilizar este tipo de tecnología, incluyendo una mayor trazabilidad, optimización de procesos, entre otros.

Esto además de ser la manera más efectiva de procesar la gran cantidad de información, datos y documentos que hoy se generan al interior de una compañía, siendo un verdadero reto para las empresas la gestión de dicha documentación.