Utilizando la tecnología para pasar de una gestión retroactiva a una gestión proactiva en tu negocio

Descubre cómo las herramientas modernas de gestión empresarial en la nube te llevan de una gestión retroactiva, donde reaccionas tarde a lo que le sucede a tu negocio, hacia una gestión proactiva, donde te anticipas a las necesidades de tu empresa.

A veces, administrar una PYME se convierte en una tarea casi imposible.  Para el empresario, parecería incluso ser necesario multiplicarse: hay que salir a buscar nuevos clientes, cobrar cartera para recoger efectivo, aplacar a los proveedores que constantemente llaman a cobrar, administrar un inventario de referencias que no rotan, y por supuesto, encontrar estrategias para vencer a la competencia, que no da tregua.

Como “multiplicarse” no es una opción, los empresarios reconocen la importancia de apoyarse en la tecnología para eliminar el trabajo manual y poder ser efectivos en un ambiente donde múltiples frentes nos ejercen presión. Pero con todo lo que ha cambiado la tecnología en los últimos 3 o 4 años, ¿cómo saber cuál es la mejor opción tecnológica para hacer más eficiente un negocio?

Este artículo pretende ser una corta guía conceptual sobre el tipo de aproximaciones disponibles para hacer un negocio más eficiente a través de la tecnología. Las resumimos en tres:

1. Gestión Retroactiva: opero con la tecnología que me facilita mi contador. Comencemos primero con un bosquejo de la opción más básica pero todavía más común para “tecnificar” una PYME.

Cuando una empresa crece, necesita formalizarse y pagar impuestos, por lo que para muchos empresarios, el primer software con el que “interactúa” su negocio o emprendimiento es el de su contador.  Ahora bien, el grado de interacción es lejano, puesto que el software no es utilizado directamente por el empresario y mucho menos por el personal de su empresa.  Por el contrario, para generar un balance o un estado de resultados, ocurre un proceso retroactivo a través del cual las operaciones del negocio son informadas al contador al final del mes, para que sea el contador o sus auxiliares contables quienes procedan, a través de débitos y créditos, a asentar las ventas, compras y demás transacciones del negocio en un “software contable”.  A su vez, el software contable genera reportes financieros resumidos tales como un balance, un estado de resultados, un estado de cartera y un flujo de caja, que son entregados al empresario luego de terminado el mes anterior.

Quisiéramos anotar varios aspectos presentes en este modus operandi:

A- El software que se está utilizando para apoyar la empresa es netamente un software contable y no un software ERP o un software de gestión integral que ayude también a manejar la operación del negocio. En otras palabras, el software contable se limita a expedir reportes y poco aporta a hacer más eficiente la gestión de día a día de la operación del negocio (no ayuda, por ejemplo, a mejorar la velocidad de atención en el mostrador, a recaudar mejor cartera, a rotar mejor nuestro inventario, etc.).

B- Más grave aún, en la mayoría de los casos el empresario PYME no tiene acceso directo al software contable que se está utilizando, puesto que dicho software es utilizado únicamente por el contador y reside exclusivamente en la oficina del asesor financiero. Por ende, el empresario cuenta con información escasa y poco frecuente, que no está disponible al momento que más la necesita

Por las razones anteriores, denominamos este esquema de operación como Gestión Retroactiva –o, en otras palabras, con este tipo de aproximación se maneja la empresa basándose en lo que ya sucedió en el pasado.  Al fin y al cabo, el empresario recibe información sobre su negocio en contadas ocasiones (normalmente una sola vez al mes), la recibe atrasada (recibe unos informes financieros del mes anterior un par de semanas tarde), la recibe poca (unos estados financieros básicos sumamente resumidos que no permiten fácilmente ahondar en detalles) lo cual limita su capacidad de reacción al entorno.  Para el momento en que el empresario nota qué hay un problema, ya tal vez el problema se ha hecho grave o la posibilidad de aprovechar una oportunidad de mercado se ha perdido.

2- Gestión Activa: La empresa decide adquirir un “software de gestión” que se instala en su domicilio y le permite controlar la operación. Este escenario mejora un poco la capacidad de gestión de una empresa. Para llegar a él, un empresario o emprendedor comienza a notar que recibir unos reportes financieros mensuales no le es suficiente para operar de manera eficiente.  Así, se da cuenta que necesita un software que le facilite la gestión de su día a día y le permita, por ejemplo, facturar de manera más eficiente, controlar mejor su cartera, guiarlo en el manejo de su inventario, entre otras.  Además, se da cuenta de que no puede depender de su contador cada vez que requiere información básica para gestionar el día a día de su negocio.

En este punto muchos empresarios optan por comprar una solución de gestión empresarial “tradicional”.  Con esto nos referimos a los software administrativos o gerenciales disponibles en todo país Latinoamericano, los cuales han existido por mucho tiempo y ofrecen una aplicación que se puede “instalar en el negocio”. El último punto es importante: la mayoría de estas soluciones se instalan bajo ambientes cliente / servidor.  Esto quiere decir que el usuario requiere de un computador o un servidor local, puesto en su oficina, en el cual instala y utiliza el software.

Lo positivo de esta aproximación es que:

A) El software que se está utilizando va más allá de un software contable y comienza a hacer las veces de una solución operativa para la empresa.

B) El software es “integrado”. Esto quiere decir que cada vez que se realiza una venta, una compra, o un movimiento de inventario en la plataforma, todos los “módulos” del software se comunican entre si, se actualizan entre si, y asientan las transacciones en la contabilidad, generando reportes actualizados “en tiempo real”.

C) A través de estas plataformas más completas, el empresario por primera vez puede controlar las actividades de su empresa de una manera estructurada, organizada, y que guarda la información de las transacciones para su consulta en cualquier momento. Además, el empresario puede consultar los reportes que necesita para entender que sucede en su empresa y reaccionar al entorno.

Sin embargo, existen ciertas desventajas de optar por una plataforma tradicional instalada “en sitio”

A) El software tradicional instalado en sitio solo se puede utilizar cuando el empresario está en la oficina. Muchos empresarios para ser efectivos se mantienen “móviles”, lo cual los desconecta de los sistemas y de la información de su empresa.

B) Las herramientas de software administrativo y de gestión tradicionales son vulnerables a que un daño en un equipo local genere pérdidas de información crítica (al caer un rayo que queme un equipo, por ejemplo, se puede perder todo el historial de transacciones, de reportes contables, de datos históricos de los clientes, etc.). Por supuesto esto se puede solventar con copias de seguridad y con un mantenimiento adecuado a los equipos locales, pero todo esto acarrea un costo adicional.

C) Las herramientas tradicionales son “transaccionales”. Esto quiere decir que apoyan al empresario a generar las transacciones del día a día (ventas, compras, movimientos de inventario).  Sin embargo, muchas veces se quedan cortas en proveer al empresario información de “insights” o “tips críticos” o “alarmas” sobre todo aquello que debe hacer en ese instante para mejorar el desempeño de su negocio.

Por todo lo anterior, pensamos que los softwares administrativos tradicionales, si bien van más allá de un software contable puro y en definitiva son muy útiles, se quedan cortos en lo que otras tecnologías modernas ofrecen.

Dentro de nuestro marco, podríamos decir que los softwares administrativos tradicionales permiten una “gestión activa” del negocio, puesto que habilitan al empresario para tomar acción y controlar sus procesos más comunes.  Puesto de otra manera, estas herramientas permiten gestionar el negocio con lo que va sucediendo en el presente.

Sin embargo, este tipo de software todavía no posee la tecnología necesaria para anticiparse a lo más crítico que requiere un negocio, o al menos no fácilmente.  ¿Por qué? Para detectar lo más apremiante el empresario se ve obligado a generar decenas de reportes y estudiarlos uno a uno, lo cual toma tiempo y no siempre se puede hacer.  En otras palabras, el software opera el negocio, lo cual es positivo, pero se queda corto en ser el asistente inteligente que todos soñamos que nos anticipe lo que debemos hacer, sin que tengamos que comenzar a buscar “una aguja en un pajar”.

3) Gestión Pro-activa: La empresa adquiere una plataforma de software moderna, la cual utiliza el poder de la nube para mantener al empresario conectado con su empresa en todo momento, y le provee herramientas e información que le permite operar su negocio y anticiparse a las necesidades más críticas de su día a día.

Hoy por hoy, las herramientas más avanzadas para una PYME residen en internet (o como es comúnmente llamado, residen “en la nube”). La nube es un conjunto de servidores avanzados y potentes que operan aplicaciones de todo tipo, permitiendo que estas se utilicen de manera segura desde cualquier navegador o dispositivo móvil.

Existen diversas ventajas para una PYME cuando selecciona un software de gestión empresarial en la nube:

1. Inmediatez: Un software administrativo en “la nube” puede ser consultado desde cualquier lugar, incluso a través de dispositivos móviles.
2. Economía: Las soluciones en la nube, también conocidas como soluciones SaaS (Software as a Service), son adquiridas como un servicio. Esto las hace flexibles y económicas, pues se pagan por cuotas mensuales y muchas veces incluso se pueden suspender en cualquier momento.
3. Seguridad de la Información: Las soluciones en la nube cuentan con plataformas de encripción y respaldo de datos que serían muy costosas de montar para una PYME. Al acceder a un ambiente en la nube (que atiende a miles de PYME), el empresario puede aprovechar una infraestructura mucho más robusta de lo que pudiera pagar individualmente, y así dormir tranquilo sabiendo que sus datos no se perderán víctima de un daño en los computadores propios.

Más importante que todo lo anterior, las plataformas de gestión empresarial en la nube incorporan lineamientos de aplicaciones modernas que benefician un negocio en múltiples formas. He aquí algunas:

A) Facilidad de uso: Mientras los softwares contables tradicionales son complejos, altamente técnicos, y poco intuitivos, las aplicaciones en la nube modernas son diseñadas de acuerdo a criterios de experiencia de usuario que las hacen intuitivas. Esto significa que los gerentes o colaboradores de una empresa ya no tiene que temerle al software ni contratar costosos entrenamientos para aprender a usarlo.  Por el contrario, una aplicación en la nube se convierte en un aliado que facilita la gestión del día a día.

B) Poder analítico: Las aplicaciones en la nube modernas pueden utilizar recursos de computación cientos de veces superiores a los disponibles en un PC o servidor local. Esto les permite no solo procesar información más rápidamente, si no también procesar análisis complejos en tiempo real. Por ejemplo, las herramientas modernas en la nube ofrecen análisis predictivos que anticipan los problemas de un negocio, o levantan alertas en tiempo real para que un incidente sea resuelto antes de que se torne en un problema complejo.

C) Conexión con otros ecosistemas: Es mucho más sencillo conectar aplicaciones en la nube con otros ecosistemas o software.  Esa común ver que las aplicaciones modernas poseen “APIs” o interfaces de conexión que permiten, por ejemplo, unir un software de gestión con una plataforma de e-commerce, o un software de gestión con una plataforma de correo o con un CRM especializado.  En los sistemas tradicionales instalados en sitio, comunicar un software con otro se casi imposible.

Por todo lo anterior, consideramos que las herramientas tecnológicas de gestión empresarial modernas, desplegadas desde la nube, permiten que el empresario ejerza una Gestión Proactiva de su negocio.  Con esto nos referimos a un tipo de gestión donde el software: 1) constantemente computa lo que está sucediendo en un negocio para generar información en tiempo real; 2) procesa y resume para el empresario a, través de gestores o cuadros de control, lo más crítico que debe hacer en ese momento para mejorar la salud de su negocio; 3) facilita tanto el desarrollo de las actividades del día a día (facturar, operar un inventario, cobrar cartera) como también la priorización de dichas actividades para hacer primero lo importante.  En otras palabras, los softwares de gestión empresarial modernos permiten al empresario anticiparse a lo que sucederá en el futuro de su negocio, y tomar acción para evitar contratiempos o aprovechar oportunidades.

Miremos unos ejemplos concretos.  A través de una gestión proactiva, facilitada por una plataforma de software empresarial moderna, un empresario puede:

• Conocer que documentos tiene que cobrar en este instante para recolectar su cartera vencida y generar liquidez. ¡Evidencia empírica indica que una adecuada gestión de cartera apoyada por tecnología puede mejorar la liquidez de una empresa en un 30!
• Saber que referencias exactamente de su inventario no están rotando para no comprar más de ellas y evitar así atrapar capital de trabajo. El manejo de un inventario medianamente complejo (más de 1,500 referencias) a través de la tecnología adecuada puede aumentar su rotación entre un 25 y un 40%!
• Entender que ítems están a punto de agotarse para pedir más de éstos, evitando ventas perdidas que aporreen su rentabilidad. Las ventas perdidas (venta dejada de hace debido a un agotado) en empresas PYME se han contabilizado en estudios en un 15 a 24% del total de lo vendido en el mes!
• Saber que facturas de proveedores debe pagar inmediatamente para aprovechar descuentos por pronto-pago que pueden llegar a vencerse, disminuyendo de manera importante el costo de su materia prima, entre muchos otros. Los descuentos por pronto pago normalmente son tan atractivos que vale la pena endeudarse para tomarlos, pues el costo de capital es menor que lo que un proveedor te ofrece en descuento… Estudios muestran mejoras en la base de costos del 3 al 10% cuando los descuentos se aprovechan bien!

En conclusión: Las tecnologías modernas desplegadas desde la nube son económicas y ya están disponibles para el uso de los empresarios y emprendedores Latinoamericanos.  Son herramientas sofisticadas y poderosas que, además de fáciles de usar, permiten pasar de una gestión reactiva a una gestión proactiva mucho más eficiente y efectiva. ¡Desde nuestra óptica, no hay excusas en el mundo moderno para no adoptar software de gestión empresarial integral en la nube que lo haga muchísimo más competitivo!

Sobre el autor:  Alejandro Vásquez es el Director de Mercadeo de Loggro.  Loggro es una herramienta que actúa como software de facturación, software contable, software de inventarios y software financiero en una sola plataforma de gestión proactiva, que te permite operar tu negocio de manera fácil y poderosa por internet.