Firmar documentos digitalmente, una práctica cada vez más común

En la era del trabajo remoto y la vida digital, es necesario contar con buenas herramientas incluso para procesos “simples” como firmar documentos digitalmente. 

La pandemia en plena era de la cuarta revolución industrial (la revolución digital) ha traído consigo una enorme cantidad de cambios. Una de las nuevas normalidades que seguramente se mantendrán a lo largo de los años es la del trabajo remoto, que trae consigo beneficios para empresas y empleados, aunque también muchos retos.

En el último año, quizá también has recibido solicitudes de firmas digitales para trámites de salud, negocios, contratos, entre otros. Si bien, uno de los procesos más importantes y relativamente simples del trabajo presencial es la firma de documentos. Proceso que mediante el trabajo remoto también se ha tenido que transformar.

Recibir documentos digitales para firmar anteriormente requería un proceso complejo y engorroso, que a su vez consumía bastante tiempo. El método antiguo consistía en imprimir el documento recibido, luego firmarlo en su forma física, para finalmente escanearlo y enviarlo de vuelta a la persona indicada. Como vemos, es un proceso realmente complicado y que toma más tiempo del que debería; esto sin mencionar que no todas las personas tienen en su casa una impresora y conocimientos para escanear documentos.

Cómo firmar documentos digitales online

En la actualidad existen plataformas como Smallpdf que permiten de una forma rápida y sencilla romper esas barreras. Esto a través de la función eSign de Smallpdf, donde puedes crear firmas e iniciales (en caso de que no tengas establecida tu firma digital), así como firmar documentos electrónicos e invitar a otras personas a firmar. 

Todo el proceso se realiza directamente en la web, por lo tanto, en la actualidad no es estrictamente necesario instalar programas o algún tipo de software.

Vale la pena recordar que la firma digital es única e intransferible, por lo tanto, utilizar firmas de otras personas para estampar digitalmente sin autorización expresa es ilegal en cualquier parte del mundo. Para el tema de la seguridad y protección, en este caso la plataforma eSign cumple con ISO 27001 y los estándares legales eIDAS para firmas electrónicas simples (SES). También incluye marcas de tiempo compatibles con eIDAS y seguimiento de actividad con cronograma de documentos.

Convertir jpg a pdf, pdf a word, reducir el tamaño de un pdf, entre otras características complementan las funciones de esta plataforma.